Missie en uitdagingen
Quindo laat jongeren op een actieve manier kennismaken met mediaproductie, met speciale aandacht voor maatschappelijk kwetsbaren. De organisatie wilde haar interne processen verbeteren, de kwaliteit van haar dienstverlening verhogen en een duurzaam businessmodel ontwikkelen om zo ruimte te creëren voor groei. Dat wilden we met de volledige organisatie doen, niet enkel het team. Met de oprichting van een klankbordgroep, bestaande uit voornamelijk externe stakeholders met allerlei diverse profielen, betrokken we ook mensen en organisaties die iets verder van de dagelijkse werking stonden. Een 25-tal interne en externe stakeholders (vrijwillige mediamakers, subsidiënten, bestuurders, team-leden, partners en klanten uit onderwijs, jeugdwerk, besturen...) werden actief betrokken in fase 1 en de realisatie van de website. Dat gebeurde in de vorm van focusgesprekken, cultural probes, beeldassociaties, brainstorm- en ontwerpsessies.
Fase 1: Strategiebepaling
Doelstelling en aanpak
De eerste fase richtte zich op het opstellen van een strategisch plan. Dit plan moest een langetermijnvisie en -strategie bevatten, opgesteld met behulp van Innowiz en Howest Business Innovation. Hierbij werden héél wat stakeholders betrokken, om zo tot een breed gedragen en actiegericht plan te komen.
Proces
- Intake en situatieanalyse: door middel van interviews, een verregaande analyse van de huidige werking en impact werd de situatie in kaart gebracht. Stakeholders werden betrokken bij het ik kaart brengen van de heersende perceptie en cultuur van Quindo aan de hand van verschillende cultural probes, beeldassociaties en focusgesprekken. In totaal doorliepen we 10 strategische sessies waarin we samen onze toekomst ontwierpen adhv design thinking methodieken.
- Thema's en ambities: op basis van de analyses werden thema's en ambities geformuleerd. Deze werden geprioriteerd en vertaald naar concreet uitvoerbare projecten.
- Roadmap en projectfiches: de ambities werden omgezet in een strategische roadmap met gedetailleerde projectfiches, die dienden als leidraad voor de verdere uitrol van de projecten. We zijn klaar om aan de slag te gaan.
Resultaten
Aan het eind van fase 1 was er een duidelijke strategische roadmap die als leidraad diende voor de komende jaren. De roadmap werd actief gebruikt binnen de organisatie en bleek een concrete tool voor het behalen van de gestelde doelen. Ieder teamlid ontving een eigen exemplaar, vol ruimte voor aanvullingen en aanpassingen. De vooruitgang tov de ambities en projecten worden tweewekelijks besproken. Zo werd de roadmap een écht werkdocument. Veel van de projecten konden uitgevoerd worden door de bestaande Quindo-community, voor anderen hadden stakeholders zich in het design-proces al geëngageerd. Voor sommigen hadden we echter nood aan externe expertise. Er werd een nieuwe opdracht uitgeschreven: we zochten een consultant voor begeleiding bij het uittekenen van een plattegrond voor onze nieuwe site. Ook het ontwerp van de communicatie en de website gebeurt co-creatief en met alle stakeholders, dat realiseerden we samen met digital agency The Craft.
